Abteilungsleiterin Christiane Fuhrmann hat mit ihrem Team das neue Dokumentenmanagementsystem erfolgreich eingeführt. Foto: Stadt Kaarst

Mit der erfolgreichen Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) hat die Stadtverwaltung Kaarst den nächsten Meilenstein bei der eigenen Digitalisierung erreicht. Künftig werden alle Verwaltungsvorgänge digital abgelegt. Die Zeiten von Papierakten sind damit bald vorbei.

Mit dem DMS der Firma Codia ist die Stadt Kaarst die Pilotkommune innerhalb des Zweckverbandes der ITK Rheinland. Dazu zählen u.a. die Städte Düsseldorf und Mönchengladbach sowie die Kommunen im Rhein- Kreis Neuss. „Wir haben zwei Jahre intensiv an der Einführung gearbeitet, mehr als ein Jahr unsere Mitarbeiter intern geschult“, sagt Erwin Kronenberg, Leiter der Zentralen Dienste der Stadt Kaarst. Das Ziel eines papierlosen Rathauses rückt damit wieder ein Stück näher – und die nächsten Meilensteine hat die Verwaltung bereits im Blick.

So werden die Kaarster Bürgerinnen und Bürger ab dem kommenden Jahr ihre Termine in der Stadtverwaltung online vereinbaren können. Im nächsten Schritt folgt dann die Einführung des Bürger- Serviceportals. „Wir werden zunächst intern und dann unter Beteiligung der Bürger die Dienstleistungen herausfiltern, die sich für eine Digitalisierung besonders eignen und nachgefragt sind. Denkbar ist vieles: beispielsweise die Beantragung diverser Dokumente oder die Anmeldung bei einem Zuzug in die Stadt. Unser Ziel ist es, mit diesem Serviceportal ein verlässliches und bürgerfreundliches Angebot zu schaffen. Wir sind auf einem guten Weg und ich bin mir sicher, dass wir im kommenden Jahr das Portal online stellen können“, sagt Kronenberg.

Bürgermeisterin Dr. Ulrike Nienhaus lobt die gute Arbeit der Zentralen Dienste und der internen IT-Abteilung: „Trotz Corona und der damit verbundenen Belastung wurden alle IT-Projekte konsequent vorangetrieben. Das hat viel Kraft gekostet. Aber als moderne Verwaltung müssen und werden wir diesen Kurs beibehalten. Der Bürger kann erwarten, dass seine Verwaltung den Servicegedanken durch die nachhaltige Digitalisierung stärkt.“

Zu den ebenfalls umgesetzten Maßnahmen der zurückliegenden Monate zählt u.a. die Einführung:

  • der digitalen Ratsarbeit;
  • eines Online-Tools für verwaltungsinterne Aufträge an den Bauhof;
  • einer komplett neuen Homepage
  • von Microsoft Outlook.